Outsourcing Sekretariat: Gönnen Sie sich Zeit für das Wesentliche

Die Nutzung unseres Sekretariats- und Büroservices bietet eine ökonomisch vorteilhafte Outsourcing-Lösung, die nicht nur Ihre Kosten minimiert, sondern auch Ihr Team entlastet. Unser umfangreiches Angebot beinhaltet die Bearbeitung von E-Mails, die Organisation von Akten und viele weitere Dienstleistungen, die effizient von unserem Team übernommen werden. Durch das Outsourcing dieser Tätigkeiten können Sie wertvolle Zeit sparen und sich auf die Kernbereiche Ihrer geschäftlichen Tätigkeit konzentrieren. Ein besonderer Vorteil unseres Services ist die flexible Skalierbarkeit, die es Ihnen ermöglicht, unsere Dienstleistungen genau nach Bedarf zu nutzen.

Outsourcing Lohnbuchhaltung INSIRAS

Anpassbares „virtuelles“ Sekretariat: Skalierbar und bedarfsorientiert

Unser virtuelles Sekretariat passt sich dynamisch Ihren wachsenden Anforderungen an und kann auch kurzfristig auf spezielle Bedürfnisse ausgerichtet werden. Dies gewährleistet eine hohe Flexibilität in der Verwaltung Ihrer Büroaufgaben ohne die Notwendigkeit, permanentes Personal einzustellen.

 

Maximale Flexibilität durch professionellen Sekretariats- und Büroservice

Mit unserem professionellen Sekretariats- und Büroservice bleiben Sie flexibel und können sich voll und ganz auf Ihr Business konzentrieren. Profitieren Sie von unserer Expertise und lassen Sie Routinearbeiten effizient von uns managen.

Sekretariat outsourcen

Ihr Sekretariat effizient auslagern

Wir übernehmen zuverlässig Ihre alltäglichen Aufgaben

Insiras GmbH Sekretariat outsourcen

Unser Service für Sekretariats- und Backoffice-Aufgaben steht Unternehmen jeder Größe zur Verfügung – ob Start-up in der Wachstumsphase, Betrieb mit temporären Kapazitätsengpässen oder Unternehmen, das nach einer dauerhaften Lösung für seine digitalen Sekretariatsaufgaben sucht. Unser qualifiziertes Team kümmert sich um den zuverlässigen Versand Ihrer Dokumente via E-Mail, Fax oder Post. Die professionelle Bearbeitung Ihrer eingehenden E-Mails und die sorgfältige Pflege Ihrer Kundendaten sind nur ein Teil unseres Leistungsspektrums. Auch das Ausfüllen von Formularen, das Verfassen von Anschreiben, die Rechnungsstellung und Fakturierung sowie das Organisieren von Webmeetings gehören zu unseren Kernkompetenzen. Nutzen Sie unseren Sekretariatsservice für die schnelle und kosteneffiziente Abwicklung Ihrer täglichen Aufgaben und konzentrieren Sie sich voll auf Ihre Kerngeschäftsbereiche. Profitieren Sie von der Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder ganze Arbeitsbereiche auszulagern. Unser flexibler Sekretariatsservice passt sich Ihren Bedürfnissen an und unterstützt Sie dabei, effizienter und produktiver zu arbeiten.

 

Ihre Vorteile
Sie profitieren von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten
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Sie entlasten Ihr Unternehmen und gewinnen wertvolle Zeit

Kaufmännische und administrative Aufgaben binden oft wertvolle Ressourcen, die besser in das Kerngeschäft investiert werden könnten. Durch das Auslagern dieser zeitaufwendigen Bürotätigkeiten an einen spezialisierten Dienstleister gewinnen Sie nicht nur Zeit zurück, sondern entlasten auch Ihr Team. Dies ermöglicht eine Fokussierung auf strategische Entwicklungen und kann zu einer Steigerung Ihres Unternehmenserfolges führen. Denn effizient genutzte Zeit ist ein direkter Wirtschaftsfaktor.

Kostenminimierung – Personalkosten und Bürokosten sparen

Durch das Outsourcing reduzieren Sie nicht nur Personal- und Bürokosten, sondern auch Ihre Fixkosten und das finanzielle Risiko. Ein entscheidender Vorteil unseres Sekretariats- und Büroservices ist die variable Kostenstruktur: Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie wirklich in Anspruch nehmen. Dies schließt die Einsparung von Sozialabgaben und Kosten für Krankheits- oder Urlaubszeiten ein. Zudem können Sie durch die Reduzierung des Bedarfs an Büroflächen und -infrastruktur weitere Kosten einsparen.

keine urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfallzeiten

Sie müssen sich keine Sorgen mehr um Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfälle machen. Unser Büroservice gewährleistet eine kontinuierliche Betreuung Ihrer Büroaufgaben, auch während Spitzenbelastungszeiten. Dies ist besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil, da wir neben klassischen Sekretariatsaufgaben auch Assistenzarbeiten und vorbereitende Buchhaltung anbieten.

Ordnung und Qualität

Als professioneller Dienstleister bringen wir Expertise und Fachwissen mit, das oft über das hinausgeht, was interne Mitarbeiter leisten können. Wir garantieren höchste Qualität und Effizienz in der Ausführung aller delegierten Aufgaben.

100% Profession mit Fachkompetenz

Unser Team setzt sich aus hochqualifizierten Bürosachbearbeiter:innen und Sekretär:innen zusammen, die durch regelmäßige Weiterbildungen stets auf dem neuesten Stand sind. Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter:innen beträgt bis zu zwölf Monate, um höchste Qualität zu sichern.

Persönlicher Service

Wir legen großen Wert auf persönlichen Kontakt und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Sie erhalten feste Ansprechpartner:innen, und für den Fall, dass diese einmal nicht erreichbar sein sollten, steht eine zuverlässige Vertretung bereit. Dies fördert das Vertrauensverhältnis und unterstützt eine erfolgreiche Partnerschaft auf Augenhöhe.

Schutzmaßnahmen

Sicherheit und Datenschutz

Ihr Vertrauen ist unsere Stärke, Ihre Zufriedenheit ist unsere Motivation, Ihre Daten sind unser höchstes Gut.

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Erfahrung

Seit mehr als 25 Jahren kümmern wir uns um alle Belange rund um das Sekretariat und Backoffice unserer Kunden. Eine Aufgabe, die auf größter Sorgfalt und Vertrauen basiert. Dieser Verantwortung sind wir uns bewusst und stellen dafür höchste Qualitätsansprüche an uns selbst.

Expertise

Unsere Mitarbeiter durchlaufen eine umfassende Einarbeitung, die Ihnen eine professionelle Kundenbetreuung bietet. Durch regelmäßige Weiterbildungen sind wir auf Neuerungen in der Gesetzgebung und Standards bestens vorbereitet und bleiben auch in branchenspezifischen Fragen up to date.

Sicherheit und Datenschutz

Sind bei uns keine leeren Worthülsen – sondern gelebte Werte der INSIRAS GmbH. Deshalb arbeiten wir mit zertifizierter Software und behandeln Ihre Unternehmensdaten mit größter Sorgfalt. Absolute Priorität hat für uns die Einhaltung von Sicherheits-Richtlinien und rechtlichen Bestimmungen. Diese bieten Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit zum Schutz Ihrer Daten und regeln alle Abläufe – systemgeprüft und zugriffssicher.

Kostenbeispiel

Unsere Backoffice- Lösungen für Sie

FORMULAR

Schreibservice/ Formularservice

Wir unterstützen Sie beim Ausfüllen von Formularen und mehr z.B.:

  • Gewerbeanmeldung, Gewerbeummeldung, Gewerbeabmeldung
  • Personal An- und/oder Abmeldung
  • Wohngeldanträge (Mietzuschuss, Lastenzuschuss, Wohngeldantrag für Heimbewohner)
  • Anmeldung, Abmeldung oder Befreiung vom Rundfunkbeitrag (ehemals GEZ)
  • Auf Wunsch können ausgewählte Formulare kostenpflichtig beschafft bzw. gedruckt werden.

Kosten

Je Formular/Dokument

ab 11,99 €

inkl. MwSt.

FAKTURA

Fakturierung / Rechnungsstellung

Sie haben einen Auftrag beendet aber nicht die Möglichkeit oder die Zeit sofort eine Rechnung darüber zu schreiben? Wir schon – überlassen Sie uns die Fakturierung Ihrer Aufträge in Ihrem Namen.

Nach Übergabe entsprechender Auftrags- oder Abrechnungsbelege und der Kundendaten erstellen wir für Sie zeitnah und regelmäßig die Faktura.

Kosten

(mit Übergabe der erstellten Rechnungen per Post an Sie berechnen wir ein Entgelt in Höhe ab 0,50% des jeweiligen Rechnungsbetrages, mindestens 5,00 Euro pro Rechnung, exkl. MwSt. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich.)

ab 5,99 €

inkl. MwSt.

Briefbearbeitung

Wir kümmern uns um eingehende Korrespondenz. Nach definierten Prozessen bearbeiten wir diese direkt für Sie oder leiten sie in Ihre Fachabteilung weiter.
Postbearbeitung und -weiterleitung

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Büroservice

Schreibservice/ Formularservice

  • Bestellung von Büromaterialien und anderen Waren
  • Reisekostenabrechnungen und Reiseplanung
  • Bearbeitung von Rechercheaufträgen

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Fallbearbeitung

Viele interne und externe Vorgänge der Bürotätigkeiten bestehen vor allem aus der Prüfung von Unterlagen nach vorgegebenen Schemata. Das übernehmen wir gerne für Sie, sodass Ihren festen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit für die Bearbeitung der wichtigsten Aufgaben bleibt.

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Faxbearbeitung

Wie um Briefpost kümmern wir uns für Sie auch um die Bearbeitung von Faxen. Wir übernehmen Vorsortierung, Abarbeitung und gegebenenfalls Weiterleitung in die entsprechenden Fachabteilungen.

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

FORMULAR

Schreibservice/ Formularservice

Wir unterstützen Sie beim Ausfüllen von Formularen und mehr z.B.:

  • Gewerbeanmeldung, Gewerbeummeldung, Gewerbeabmeldung
  • Personal An- und/oder Abmeldung
  • Wohngeldanträge (Mietzuschuss, Lastenzuschuss, Wohngeldantrag für Heimbewohner)
  • Anmeldung, Abmeldung oder Befreiung vom Rundfunkbeitrag (ehemals GEZ)
  • Auf Wunsch können ausgewählte Formulare kostenpflichtig beschafft bzw. gedruckt werden.

Kosten

Je Formular/Dokument

ab 11,99 €

inkl. MwSt.

FAKTURA

Fakturierung / Rechnungsstellung

Sie haben einen Auftrag beendet aber nicht die Möglichkeit oder die Zeit sofort eine Rechnung darüber zu schreiben? Wir schon – überlassen Sie uns die Fakturierung Ihrer Aufträge in Ihrem Namen.

Nach Übergabe entsprechender Auftrags- oder Abrechnungsbelege und der Kundendaten erstellen wir für Sie zeitnah und regelmäßig die Faktura.

Kosten

(mit Übergabe der erstellten Rechnungen per Post an Sie berechnen wir ein Entgelt in Höhe ab 0,50% des jeweiligen Rechnungsbetrages, mindestens 5,00 Euro pro Rechnung, exkl. MwSt. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich.)

ab 5,99 €

inkl. MwSt.

Büroservice

Schreibservice/ Formularservice

  • Bestellung von Büromaterialien und anderen Waren
  • Reisekostenabrechnungen und Reiseplanung
  • Bearbeitung von Rechercheaufträgen

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Briefbearbeitung

Wir kümmern uns um eingehende Korrespondenz. Nach definierten Prozessen bearbeiten wir diese direkt für Sie oder leiten sie in Ihre Fachabteilung weiter.
Postbearbeitung und -weiterleitung

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Fallbearbeitung

Viele interne und externe Vorgänge der Bürotätigkeiten bestehen vor allem aus der Prüfung von Unterlagen nach vorgegebenen Schemata. Das übernehmen wir gerne für Sie, sodass Ihren festen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit für die Bearbeitung der wichtigsten Aufgaben bleibt.

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Faxbearbeitung

Wie um Briefpost kümmern wir uns für Sie auch um die Bearbeitung von Faxen. Wir übernehmen Vorsortierung, Abarbeitung und gegebenenfalls Weiterleitung in die entsprechenden Fachabteilungen.

Kosten

ab/Std 26,20 €

inkl. MwSt.

Durch unseren Sekretariatsservice zum vollen Fokus auf Ihr Geschäft

Optimales outsourcen

Schnell und unkompliziert Ihr Sekretariat outsourcen

Insiras GmbH Ablauf

Damit die Verlagerung Ihrer Aufgaben zu INSIRAS bestmöglich gelingt, gibt es den INSIRAS Drei-Stufen-Plan. Er ist die Grundlage dafür, dass alle Beteiligten schnell zu einem Team zusammenwachsen und die Zusammenarbeit auf lange Sicht reibungslos funktioniert.

Gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermitteln wir die optimale Schnittstelle zwischen Ihream Unternehmen und INSIRAS. Diese Schnittstelle kann bei Bedarf jederzeit– auch kurzfristig zum Beispiel bei Personalausfällen – angepasst werden.

Auf Basis dieser Schnittstelle entwickeln und implementieren wir einen integrierten Abwicklungsprozess. Der Prozess wird auf Wunsch schriftlich fixiert. Die Arbeitsabläufe sind damit revisionssicher dokumentiert.

Im Tagesgeschäft werden die Prozesse stetig weiter verbessert und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt.

Interesse?

Mit unseren qualifizierten externen Fachleuten stehen wir Ihnen zielgerichtet zur Seite. Kontaktieren Sie uns jederzeit.